Servidor de correo electrónico, ¿cómo funciona?

Hace poco más de 20 años, el correo electrónico era considerado una auténtica maravilla tecnológica del mundo moderno, pues hacía realidad la fantasía de Borges de cruzar por una especie de “portal mágico” y llegar a otra parte del mundo de forma instantánea.

Hoy en día, y a menos que hayamos hecho estudios de informática o programación, la mayoría de las personas damos por hecho el funcionamiento de esta herramienta de comunicación y negocios sin la cual, gran parte de la vida económica, social y cultural de la actualidad no sería posible.

Por todo eso, en este artículo queremos hablarte de uno de los pilares de internet: el servidor de correo electrónico.

¿Qué es un servidor de correo electrónico?

Lo que para cualquier persona es el acto rutinario de acceder a una aplicación de dispositivo móvil (como Apple Mail en iOS), un software cliente de correo (como Outlook en una PC) o un webmail (como Gmail, en cualquier navegador web o dispositivo inteligente), redactar un mensaje, dar clic en “Enviar” y esperar la respuesta, es posible gracias al llamado Protocolo Simple de Transferencia de Correo (SMTP, por sus siglas en inglés).

Piensa en un servidor de email como una “oficina postal virtual”. Su función es recibir las “cartas” (emails) de los usuarios, identificar al remitente y al destinatario (dirección email), asignarle la “ruta” correcta (servidor DNS, lo que está después del @) y, finalmente, elegir al “cartero” (protocolo del servidor de entrada, IMAP, POP3, Exchange) que hará la entrega.

Ahora prepárate, porque viene la explicación técnica.

¿Cómo funciona el correo electrónico?

(1) El emisor del email utiliza un programa de correo electrónico para redactar el mensaje y, al dar clic en “Enviar”, el programa contacta con el servidor usando el protocolo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Una vez que éste recibe la orden de entregar un correo, consulta con el servidor DNS (2) para conocer el nombre de dominio (@ del receptor) del servidor donde tiene que entregarlo (3). Luego, el servidor SMTP contactará al servidor del receptor, que utilizará los protocolos POP o IMAP (4) para entregar el correo y, finalmente, el receptor utiliza también un programa de correo electrónico para acceder al email (5).

Aquí tienes un diagrama de cómo el servidor de correo realiza todo este proceso “tras bambalinas”:

5 puntos que quizá no conocías sobre la importancia del servidor de correo en tu empresa:

Ahora que sabes para qué sirve un servidor de correo y sus principios básicos, quizá quieras saber más sobre su rol en un correo profesional, es decir, cuando adquieres un servicio de email con dominio propio y alojamiento web (hosting) que te provee un determinado espacio de almacenamiento para tus correos.

1. ¿Necesito email hosting?

Cuando una empresa te ofrece alojamiento de emails, te está ofreciendo un servicio que te permite enviar, almacenar y recibir correos en sus servidores profesionales. No hay duda de que existen empresas que otorgan mails gratuitos de excelente calidad, pero al contratar un servicio pagado puedes configurar fácilmente una dirección de correo profesional que contenga el nombre de tu empresa/marca/dominio.

Esto te permite crear una identidad de marca poderosa, escalar el crecimiento de tu marca y aumentar la seguridad de tu comunicación virtual, por ejemplo, si tienes un despacho que maneja información sensible de tus clientes y necesitas una capa adicional de protección para tus emails.

2. ¿Debo configurar y administrar personalmente el servidor de correo para usar mi correo empresarial?

¡Afortunadamente no! Tu proveedor de correo empresarial lo hará por ti. Y esto es porque administrar un servidor no sólo implica tener amplios conocimientos técnicos, sino también labores de mantenimiento y recursos financieros para que funcione a la perfección.

Por lo general, cualquier paquete que contrates (desde 1 cuenta de correo hasta 100) te ofrecerá un servicio de webmail para acceder a tus mensajes desde cualquier navegador sólo con tu contraseña, o instrucciones simples para instalar programas cliente de correo, ya sea en apps de dispositivos móviles o en tu computadora.

Lo importante es que busques un proveedor con servicio de soporte técnico, con expertos que puedan ayudarte con cualquier duda las 24 horas y los 7 días de la semana, además de tutoriales y guías prácticas. Para muestra, mira este video de GoDaddy Guides:

3. ¿Existe un servidor de correo empresarial o cualquier correo electrónico puede cubrir todas las necesidades de mi negocio?

Los servidores de correo funcionan de la misma manera, ya sea en un email empresarial o en uno gratuito. Sin embargo, un punto a destacar es la capacidad de personalización que adquieres al contratar un servidor integrado en un paquete de .

Y en caso de que requieras más funciones, proveedores como GoDaddy te pueden ofrecer soluciones más avanzadas como el correo de Microsoft Office 365 que, además de direcciones email personalizadas con tu propio dominio, te ofrece una serie de aplicaciones de productividad para gestionar las operaciones digitales de tu negocio de manera centralizada.

4. ¿Los servidores de correo bloquean el envío masivo de correos?

Técnicamente, un servidor te permite enviar sin restricciones una gran cantidad de correos –o un mismo correo dirigido a un volumen importante de usuarios. Pero recuerda que existen los filtros de spam o de correo no deseado.

Las políticas de los diferentes proveedores de servidores de entrada de correo pueden clasificar ciertos dominios de correo dentro de sus listas negras de spam, especialmente si provienen de una dirección de email gratuita.

Para evitar que tus envíos masivos sean bloqueados, existen herramientas para campañas de email como Mailchimp, Doppler o Constant Contact que te pueden ayudar a cumplir con los criterios de la mayoría de los proveedores de correo.

5. ¿Mis datos están protegidos por el servidor de correo?

Para que la información sensible de tus emails de negocios esté segura mientras viaja de servidor en servidor, es importante que elijas un proveedor que te ofrezca las capacidades técnicas y los recursos para mantener en excelentes condiciones los servidores que soportan tu servicio de correo profesional.

Confirma también que tu plan de correo empresarial incluya antivirus y filtros de correo no solicitado, encriptado de datos y otras funciones de seguridad como la sincronización entre dispositivos. Esta función es muy útil para corroborar que cada que elimines un correo desde tu app móvil éste también quede eliminado en tu cliente de correo y viceversa.

Servidor de correo: el socio invisible de tu empresa

En resumen, el servidor de correo es una tecnología de información y comunicación (TIC) que ha sido crucial para el avance de otras TICs como son los chats, las redes sociales y las apps de mensajería instantánea.

Asimismo, hoy en día es el “socio silencioso” de las empresas que utilizan el Email Marketing para promover sus productos o servicios. Y eso no es poca cosa ya que Radicati Group estima que diariamente se envían y reciben cerca de 293 mil millones de emails.

Por su parte, el correo de PyMEs (pequeñas y medianas empresas) es el canal más importante para la adquisición (81%) y retención (80%) de clientes, según datos de Emarsys.

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Foto de portada: Manuel Geissinger vía Pexels.