Cuentas de correo electrónico para tus empleados: colabora, comparte y decide en tiempo real

Decisiones del siglo XXI

Gracias a la tecnología, la manera en que estamos en contacto es cada vez más evolucionada y directa, esto a través de cuentas de correo electrónico.

Todos estos beneficios se pueden aplicar para tu empresa ya que contar con cuentas de correo electrónico para tus empleados es un aspecto fundamental que debes de cuidar desde los primeros días de operación porque de lo contrario estarás entorpeciendo el crecimiento de tu empresa, así como estorbando en las tareas más básicas que deban realizar.

Cómo ayudan las cuentas de correo a tu empresa

Aquí te comparto 5 puntos sobre como las cuentas de correo electrónico y otras herramientas adicionales en línea pueden ayudar a tu empresa:

1. Decide el paquete perfecto para tu equipo: muchos de los proveedores de hosting cuentan con diferentes opciones para que tu empresa trabaje lo más productivamente posible. Ya sea desde el plan básico de hosting que te incluye cierto espacio de almacenamiento y cuentas de correo, mejorando hasta otros paquetes que incluyen Office en línea de manera gratuita además de copias para cierto número de equipos, las posibilidades son realmente grandes.

Realiza un análisis a conciencia de qué es lo que necesita por el momento tu equipo y cuáles beneficios pueden esperar para que los costos de las mejoras tecnológicas no te terminen agobiando.

2. Correo con dominio propio, una necesidad inmediata para cualquier empresa: algo en lo que nunca puedes escatimar es el correo electrónico. Es básico, sino es que fundamental. Cada uno de los miembros de tu empresa debe de contar con su propia dirección de correo de la empresa perfectamente personalizada. Gracias a los distintos planes que hay en el mercado, hasta con el paquete de hosting más básico podrás hacerte de suficiente espacio para crear un buen número de cuentas con capacidad de almacenamiento decente.

Recuerda estandarizar cosas como la capacidad de almacenamiento que tendrá cada una, cómo se nombrarán las cuentas y las firmas que irán al pie de cada correo que se envíen. Hacer una gran sinergia de equipo es importante para que la percepción y el reconocimiento de tu empresa vaya creciendo con cada correo que se envíe.

3. Almacenamiento en línea de archivos para respaldo y colaboración: recientemente tuve a nivel personal un tema muy fuerte donde perdí mi computadora y la gran mayoría de los archivos que tenía almacenados ahí. Créanme, años de información almacenada desapareció en cuestión de un instante.

Sin embargo, las cosas más importantes para mí las tenía guardadas en el almacenamiento que proporciona One Drive, la aplicación de la nube de Microsoft. Solo tuve que abrir mi navegador y comenzar a sincronizar con mi nueva computadora la aplicación para en cuestión de poco tiempo pudiera tener los archivos más importantes de regreso sanos y salvos. Ahora imagínate los grandes beneficios que esto otorga a tu empresa y los dolores de cabeza que te puedes ahorra.

Además, puedes hacer cosas más avanzadas como colaborar con múltiples personas para editar un mismo archivo y hacer el flujo de trabajo mucho más efectivo.

4. Versiones en línea del software de Office para cualquier eventualidad: si el correo electrónico lo podemos leer en cualquier lugar gracias a los diferentes nuevos dispositivos, ¿por qué no podríamos hacer lo mismo con nuestros archivos? La respuesta es que sí se puede, y es gracias a la modalidad en línea de Office 365.

Muchos de los paquetes avanzados para PyMEs incluyen licencias de Office para que no haya pretextos y el trabajo se pueda hacer prácticamente en cualquier lugar. Ya sea que estés desde tu computadora donde tienes instalada la licencia, en tu celular antes de entrar a una junta o desde tu tableta mientras tomas un café, solo necesitas abrir una ventana de navegador o iniciar la aplicación para poder comenzar a editar.

Toma en cuenta que habrá algunas funciones avanzadas de los programas que no estarán integradas la versión 365, pero realmente para cualquier emergencia o improvisto, funcionarán perfectamente y te salvarán más de una vez.

5. Skype para comunicarse a distancia y colaborar eficientemente: si tu equipo se encuentra en distintos puntos del país es probable que hacer una conferencia telefónica puede ser un poco complicado a momentos. Skype es la alternativa perfecta para que cada miembro del equipo se conecte de manera independiente mediante cualquier dispositivo para poder entablar una llamada o videollamada de manera sencilla y tener una junta virtual sin mayor complicación.

No temas a la tecnología

A veces estamos tan hechos a la idea de cómo las cosas deben ser que nos da miedo mirar hacia adelante para ver qué es lo que tiene la tecnología deparándonos para mejorar nuestras vidas. El correo electrónico y las nuevas maneras para comunicarnos que hay disponibles en Internet son fantásticas y, podría decir obligatorias, para cualquier empresa que se encuentre en expansión y quiera subir un peldaño su productividad.

Ángel Torres Tagle
Egresado de la Facultad de Arte y Diseño de la UNAM, ha trabajado en diferentes empresas multinacionales donde se ha desarrollado como mercadólogo digital. Cuenta con más de 7 años de experiencia en el ramo y en varios proyectos nacionales e internacionales relativos a desarrollo de estrategias digitales en compra, análisis de medios, crecimiento de redes sociales y emprendimiento de proyectos web para México y Latinoamérica. Actualmente trabaja como Director de Abyx Gaming, un portal especializado en gaming para millenials.